貸会議室

備品購入費用やオフィス家賃の節約につながる貸会議室利用

並んだ机

東京に数多くある貸会議室を利用する人達の大半は、貸会議室を社内会議室が使えない場合の単なる代替スペースと考えているでしょう。しかし、貸会議室は、より戦略的に活用することで、会社資金の使い道をもっと合理化することが出来ます。
例えば、プロジェクターやスクリーン、動画の視聴設備などを、社内でどの程度の数購入するか検討する場合も、貸会議室でそうした備品があるところを使う前提に立てば、必要最小限の購入で済ませられるかもしれません。また、オフィス移転の際にも、東京でより便利なエリアに移転するなら、オフィス賃料が今よりもはねあがることが考えられます。そんな場合も、貸会議室を使うことを計算に入れて、社内会議室用の部屋が少ないオフィス物件を探せば、月々の家賃を妥当な範囲におさえられるかもしれません。
これは、東京という地域に、特に数多くの貸会議室が存在するから可能なプランです。また、貸会議室の数が多いだけではなく、使える備品のバラエティ、施設設備仕様の幅広さなどもメリットになります。折角、そのように幅広いタイプの貸会議室が揃っているエリアに会社があるのですから、是非、そのメリットを活用して経費節減に励みましょう。

貸会議室を利用して気持ちよく会議をしよう

東京などの都市部では、地価が非常に高いためオフィスの規模を大きく出来ないので、会議室に場所を取れない企業もあると思います。そんなときは、貸会議室を利用して会議を行いましょう。会議室でなくても会議は出来るかもしれませんが、お互いが顔を見て、向かい合って話をすることで、本音で話し合いが出来たり、より良いアイデアが出てきたりすることで、よい会議になるのではないかと思います。
会社内に会議室を作るために、莫大な費用をかけるより、必要なときに必要な時間だけ借りれる貸会議室を利用するほうが、経費的にとてもメリットがあります。
また、会議以外にはなかなか会議室を使用しないので、お掃除など部屋のメンテナンスの会議室のお手入れをするのも非常に大変です。貸会議室であれば、会議に参加する人が揃えばすぐにでも会議をはじめることができ、毎回きれいな状態の会議室を利用することが出来ます。東京などでは、貸会議室もたくさんあるため、会議をしたいけど会議室がないという状況になることはありませんし、もし無いとなってもすぐに違う貸会議室を探すことが出来ます。東京で会議をする場合は、貸会議室を利用して気持ちのいい会議をしましょう。

余裕をもって予約しておきたい貸会議室

貸会議室を東京で利用するのに慣れていない人がよく勘違いするのが、貸会議室予約の時間枠についてです。例えば、13時から始まる会議のため、13時スタートで貸会議室の予約を入れたとします。当日、資料の配布やネームカードをデスクに設置するため、30分ほど前に現場に行ってみれば、13時にならないと部屋に入れなかったというようなケースです。東京の貸会議室の大半は、このように、会議の準備時間も含めて予約時間枠を決める必要がある点、注意が必要です。
同じことは、撤収作業に関しても言えます。打ち合わせが終わって、各自が私物や資料をまとめて退去するだけであれば、敢えて撤収作業の時間を考慮する必要はないかもしれません。しかし、自社から持ち出して使った特殊な機材を片付けるのに多少時間がかかる、参加者が多くて、人数分のネームプレートを回収するのに時間がかかるといった場合は、その作業時間も予約時間枠に入れなければなりません。
東京には、予約時間前後に予備の時間を取ってくれる貸会議室もあります。ただ、このような貸会議室は多数派とは言えず、こうしたところ限定で貸会議室探しをすると、選択肢が狭まって却って不自由かもしれません。時間枠に気を付けて、普通の貸会議室を使う方が便利でしょう。

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